2010年09月30日
取扱説明書と運用マニュアル
昨日帰宅したらマンションの前に消防車が２台、救急車が１台、パトカー２台、
（多分覆面）が２台止まってました。救急車からはストレッチャーが出されて
準備万端って感じで。ただ野次馬は居ない。家族に聞いたらサイレンは全く
聞こえなかったとのこと。関係者らしき人に聞いても何も教えてくれず。
一体何があったのか、未だに不明です。
怖いなぁ。。。
ということで、本題。
家電製品には必ず取扱説明書が付属してます。最近PC関連機器（プリンタ）などは
紙じゃなくCD-ROMだったりもしますが。（iPhone・iPadには付いてません。直感的に
分かるという意味なんでしょう）
当然システムにもそれを使うための説明書が必要ですが、これには２種類あります。
一つが取扱説明書。所謂システムにはどんな機能があり、その機能を使うためには
どの様な操作をすればよいかが書かれたものです。
もう一つが運用マニュアルと呼ばれるもので、こちらは業務を行うためにシステムを
どの様な手順・操作を行えばよいかが書かれたものです。
システムを作る側が普段作るのは取扱説明書。というか、それしか書けません。
よほど定型的な業務（例えば交通費の清算や、備品の購入などやり方が１つで、それ
以外に無い場合）であれば、書けないこともないですが、通常はイレギュラーケース
も含めてどの様なパターンがあるか想定できないので運用マニュアルは書けません。
なので、よくあるのがシステム開発側が取扱説明書を書いて、ユーザーがそれを基に
運用マニュアルを書くというパターン。当然、契約時にその役割分担を決めます。
ところが、いざシステムの運用を開始する段になって「書けないのでなんとかして」
というユーザーが結構いるんですよね。
本当に時間や人手が無い場合もありますが、「何を書いていいかわからない」ということも
あります。これって、「自分達の業務の流れ・やり方がわからない」と言っているのと
同じこと。大体、こういう場合って、折角導入したシステムを活用できず宝の持ち腐れに
なります。
そんなことにならないためにも、システム導入の際にはその目的、導入した後の業務が
どう変わるのかを事前に整理することが重要です。単に営業の売り文句や雑誌の記事を
鵜呑みにせず、本当に自社に必要なものなのか、必要があれば第三者に入ってもらって
検討しましょう。
単価の高い大手コンサルでなくても、地域で活動されてる人も最近はいますので、うまく
活用しましょう。
＃最後はマニュアルから少し離れてしまった。。。（汗）
